تُستخدم العديد من الأدوات التي يقدّمها برنامج إكسيل في تحليل البيانات. يتميّز إكسيل بالبساطة في الاستخدام مقارنةً بالأدوات والبرامج الأخرى، وهذا يُشجّعنا على اكتشاف إمكانياته في تحليل البيانات وهل سيفيد هذا البرنامج المبسط في اتخاذ القرارات أم لا؟
سننطلق بتعريف بسيط لمفهوم تحليل البيانات، والأهداف التي يستهدفها، وكذلك نذكر ما هو الإكسل.
تعني عملية تحليل البيانات فحصها واختبارها بدقة، كما يتم إعادة تشكيلها والحفاظ عليها، وذلك لنحصل على معلومات دقيقة يمكن أن تساعد في بناء المعرفة. هذه المعارف قد يكون استخدامها في اتخاذ القرارات.
الغرض هنا يتمثل في الحصول على تفاصيل شاملة عن تجارب العملاء والمشاكل التي يواجهها العمل، لاتخاذ قرار صائب في الوقت المحدد.
Excel هو برنامج تخصصي من شركة مايكروسوفت لإنشاء وإدارة الجداول الإلكترونية وتحليلها وتصميمها، ويستخدم لإدارة البيانات. كان في الأصل برنامجًا ماليًا، ثم تطور ليشمل المالية والمحاسبة، بما في ذلك إعداد الموزانات والرواتب.
نتوجه بعدها إلى مهام الأعمال وطرق الحصول عليها من برنامج Excel.
1- الرسوم البيانية
من أبرز الأدوات التي تُستخدم في مجال الأعمال هي الرسوم البيانية، والهدف منها هو تقديم البيانات بصورة واضحة وفعّالة باستخدام التصوير الرسومي. يتوفر مجموعة كبيرة من الرسوم البيانية المتناسبة مع نوعية وغرض عرض البيانات، حتى يتسنى للشخص تشكيلها في شكلٍ تصويري.
يعتبر Excel في هذا المجال أكثر فعالية مقابل التكلفة من غيره من برامج الرسوم البيانية.
2- تنظيم البيانات
يُمنح برنامج إكسل للمستخدمين القدرة على إعداد جداول لتخزين البيانات التي يحتاجون إلى معالجتها وتحليلها، حيث يُسهِّل هذا من تنظيم بياناتهم و تحديثها. وتأتي فوائد ترتيب البيانات باستخدام إكسل في مراقبة تقدُّم الإحصائيات الفردية والجامعة، مثلاً: اتجاهات التقارير، والأصعب من ذلك في المنتوج والأسعار. و طبعًا كذلك، يستفاد من ذلك أولئك المشاركون في صُنُوف صِنَع القرار. توضح الصورة المذكورة بشكل أعمق.
إضافةً إلى تخزين بيانات الاتصال الخاصة بالعملاء، يتم استخدام هذه العملية لتنظيم التواصل وجعله أكثر فائدة عند تحديثه.
3- البرمجة
Excel يدعم معظم لغات البرمجة التي تستخدم لإنشاء وحدات الماكرو، مما يسهل حل المهام المعقدة ويزيد من كفاءة البرمجة. إنشاء وحدات ماكرو في Excel يعتبر أصولًا للشركات، خاصة إذا كان الأفراد متمكنين في هذا المجال.
4- جدولة المهام
تعد تسنين المهام لأعضاء الفريق من أبرز وظائف المدير، وذلك عن طريق الاستفادة من مميزات جداول Excel. حيث يتم تطبيقها بصورة فعالة سواء في حالة تغير جدول المهام والأنشطة أو في حالات الإضافات والحذف. كما أن التحديث يتم بصورة تلقائية لزيادة الكفاءة في إدارة المهام.
5- الأساسيات المالية للمحاسبة
تهدف الشركة إلى إطلاق نظام محاسبة أساسي أو دفتر حسابات يمكن من خلاله تتبع عمليات التداول المالي للمؤسسة. وذلك بتضمين المدفوعات والنفقات لتحقيق مزيد من الكفاءة في مقارنة الإيرادات والنفقات للأعمال. هذا يُنجز بإستخدام Excel بصورة سهلّة.
6- تتبع مبيعات المنتجات
تمثل مهمة متابعة أصحاب الأعمال المهتمين بالمبيعات التأكد من إنشاء خطط تعزِّز مدى الانتشار في الأسواق، وذلك ضمن فترة زمنية محددة. كثيرًا ما يساعدهم هذا على تحديد اتجاهات المبيعات عالية وضئيلة، وإتيان تحليلات دقيقة للاستخدام في التنبؤ بقيم المستقبلية. يُجرى ذلك من خلال التقارير والرسوم البيانية داخل "إكسيل" أيضًا.
7- تقارير الأداء
تتمثل النقطة الرئيسية لنتائج العمل في إعداد التقارير، أي مراقبة الأداء بدقة تامة، وذلك لتحليل الأعمال واتخاذ القرارات. يمكن إنشاء جدول محوري داخل Excel لجمع المزيد من المعلومات المفيدة من مجموعة البيانات بسهولة وسرعة.
في النهاية، يمكننا إجمال ما يميز برنامج إكسل للتمكن من تحليل البيانات واتخاذ القرارات.
ترتيب البيانات بطريقة سهلة وفهمها يعني عدم ترك البيانات كمجرد أرقام بلا معنى.
2. تصنيف البيانات لتوضيح المفاهيم.
3. يتم ترتيب البيانات بشكل مناسب لتسهيل تحديد الجزء المهم منها والقيام بالتحليل عليه.
تتوجب تحويل البيانات إلى صورة مرئية بغية عرض نتائج التحليل باحترافية وسهولة فهمها.
5. الكشف عن المعلومات الخفية داخل البيانات باستخدام الجداول.
6. إعداد سيناريوهات متعددة باستخدام خاصية "ماذا لو"، بهدف التوصل إلى قرارات سريعة وفعالة.
جميع الاختبارات الإحصائية يمكن الوصول إليها باستخدام أداة Analysis ToolPak.
تقوم بإعداد تحليل السلاسل الزمنية.
يتضمن التنبؤ المدمج في الإصدارات الجديدة.
يتوفر داخل برنامج الإكسيل العديد من الأدوات التي تهدف إلى تحليل البيانات ومساعدة المستخدم في اتخاذ القرارات، إذ أنّها تُعِين على تحليل البيانات المُتوفرة لديه وإيضاحها بشكلٍ مبسّطٍ لأخذ قرارٍ سليم. إنَّ المُستخدم يحصُل على أفضَل استغلالٍ لبرنامج الإكسيل إذا استخدم مزاياه وأدواتُه المُتوافِقَة مع شروط عملية صِنْع المَعْرِفَة؛ فإذا قام باستغلال جميع هذه الأمور، سيلحظ بتحقق أقصى استفادة من دوال Excel في مجال تحليل البيانات.
في الختام، أثبت برنامج الإكسل أنه واحد من أقوى وأسهل أدوات تحليل البيانات واتخاذ القرارات في مجال ريادة الأعمال. كل ما عليك فعله هو التعمق في استخدام وظائف Excel ودواله لإنشاء أفكار جديدة وتوليد المعرفة المطلوبة لاتخاذ قرار صحيح في الوقت المناسب.